Jun 11 2006
Gestion efficace des courriels (1)
60 courriels c’est en moyenne ce qui arrive dans ma boite chaque jour, 3 minutes est une moyenne theorique, en considerant un peu plus de temps pour la lecture et la redaction de contenu en Japonais, ainsi qu’en incluant le temps de classement et de production des “enregistrements de suivi”.
Suis-je en train de dire que je suis paye a passe 40% de mon temps de travail theorique a la gestion des courriels ?
Heureusement non, voyons quelques habitudes prises pour reduire ce temps a une moyenne de 1 heure par jour maximum.
1- Raccourcir le duree de toute action:
Interrompre une action oblige a faire un retour en arriere a la reprise. Eviter l’interruption permet donc de gagner un temps precieux.
Comment reduire la quantite d’action interrompues ? tout simplement en s’obligeant a terminer le plus rapidement possible. Meme le plus petit gain de vitesse peut donc avoir un effet tres superieur a sa duree propre.
2- Les raccourcis claviers:
Pour toute action, utiliser le raccourci clavier. Passer sur l’agenda, sur les taches, aller dans les options etc… “Alt+G,V,V”, “Alt+G,V,T” permettent de jongler rapidement entre l’agenda et les taches en cours de Outlook, bien plus rapide que la souris. L’action est close plus rapidement, l’information est trouvee immediatement.
3- Le classement:
Indispensable, pour retrouver immediatement le courriel qui va eteindre l’urgence.
la base est d’avoir des repertoires, une dizaine de grands themes, apres il est possible d’avoir des sous-repertoires. Personnellement j’apprecie l’utilisation des “themes”, qui permettent d’avoir un document accessible rapidement en fonction de plusieurs sujets, sans avoir a le copier dans plusieurs repertoires.
a suivre…
J’utilise aujourd’hui Outlook 2000, et ai utilise Notes durant 3 ans auparavant.
